بازارسال شده از باشگاه علوم آزمایشگاهی پزشکی ایران
جلسه چهارم:بند ۴_۳ کنترل مدارکمديريت مدارك آزمايشگاهدر آزمایشکاه بايد روش اجرايی مشخصی در مورد نحوه تهيه، توزيع، کنترل و نگهداری مدارک، نوشته شده و مديريت مدارک در آزمايشگاه بر اساس آن صورت گيرد. در این راستا باید به موارد زیر توجه داشت:1. در تهيه و تدوين هر يك از مدارک آزمايشگاه بهتر است کارکنان مرتبط که از آن مدرک استفاده می کنند مشارکت داشته باشند. در نظر داشته باشید که نظارت بر تدوين مدارک به عهده مدير کيفيت و تأييد نهايی آن با مسئول فنی آزمايشگاه می باشد.2.نگهداری مدارک باید به نحوی باشد که از آسيب يا تخريب ناخواسته، و دسترسی غيرمجاز در امان باشند و سطح دسترسی کارکنان به مدارک بايد تعيين گردد.3.مدارک بايد به لحاظ نوشتاری روان و واضح باشند و فهم و درک آن برای خواننده آسان باشد.4.مدارک بايد دقيق وکامل باشند، و اقدامات لازم و جزئيات کاربردی انجام هر فعاليت را پوشش دهند، به نحوی که کارکنان به راحتی بتوانند قدم به قدم آن را دنبال نمايند. 5.مدارک آزمايشگاه بهتر است فرم و قالب يکسان و متحد الشکل داشته باشند.اجزاء مدارک آزمایشگاه:- عنوان- شماره، کد و يا شناسه منحصر به فرد و ويژه روی همه صفحات - تاريخ آخرين ويرايش- شماره ويرايش- شماره صفحه با درج تعداد کل صفحات آن مدرک مثلاً صفحه 1 از 5 ، 2 از 5 و ...- نام و سمت تهيه کننده مدرک و فرد صاحب اختيار که مدرک را تأييد و ابلاغ می کند.
توزیع مدارک در آزمایشگاه:
توزيع مدارک در آزمايشگاه بايد به نحوی باشد که هر يك از کارکنان، به آسانی به مدارک مرتبط با خود دسترسی داشته و بتوانند در صورت لزوم از آن استفاده کنند.
فهرست مدارک: فهرست جامع مدارک موجود در آزمايشگاه، که مشخص کننده نسخه جاری و معتبر مدارک و محل توزيع و نگهداری آنها در واحد های مختلف آزمايشگاه است، بايد مکتوب باشد . اين فهرست بايد به روز بوده و در هر زمان معلوم باشد که مدارک معتبر آزمايشگاه کدامند و در چه بخش هايی موجود هستند.
بازنگری مدارک:
در آزمایشگاه باید برنامه مشخصی برای بازنگری مدارک به طور دوره ای و در فواصل زمانی مشخص وجود داشته باشد. فواصل زمانی انجام بازنگری با توجه به نوع مدرک، و متناسب با نياز آزمايشگاه، با صلاحديد مسئول فنی و گروه مديريت آزمايشگاه تعيين می شود. صرفاً افرادی که صلاحيت آنها مورد تأييد مسئول فنی است، مجاز به بازنگری و تغيير مدارک هستتد که باید پیشاپیش این افراد مشخص شده باشند و افراد غير مجاز به هيچ وجه نبايد امکان دسترسی و تغيير در مدارک را داشته باشند. نسخه ويرايش شده می بايست در مدت زمان معين، ابلاغ و در بخش يا واحدهای مربوطه توزيع شود و همچنین تغييرات اعمال شده می بايست به اطلاع کارکنان مرتبط برسد. مدارک فاقد اعتبار می بايست تحت عنوان "منسوخ" علامت گذاری شده و تاريخ پايان اعتبار روی آن درج شود و در اسرع وقت از تمام محل های مورد استفاده، جمع آوری شوند و مکان و مدت زمان نگهداری مدارک منسوخ، در صورتی که برای آن ضوابط قانونی وجود نداشته باشد، بايد به صلاحديد مسئول فنی و گروه مديريتی آزمايشگاه تعيين گردد.
مدرس:بهاره اکبری بیرگانیممیز و مشاور استقرار سیستم مدیریت کیفیت در آزمایشگاه#مدیریتکیفیت#کنترلمدارک#جلسهچهارمپارت۲